Według zasobów 3one33 dotyczących planowania wydarzeń, niektóre miejsca nie będą z Tobą współpracować, chyba że masz odpowiednie ubezpieczenie na niejsce na eventy. Porozmawiaj z miejscem na eventy na temat rodzaju niezbędnego ubezpieczenia i tego, kto ma je zapewnić. Jeśli musisz zapewnić całość lub część ubezpieczenia, twój ogólny agent ds. Odpowiedzialności powinien być w stanie pomóc ci w związku z wydarzeniem. Po prostu upewnij się, że skontaktujesz się z nią wcześniej.
Akustyka i dźwięk jest równie ważna kiedy wynajmujesz miejsce na eventy. Jeśli dźwięk w sali jest zbyt cichy lub zbyt głośny, uczestnicy staną się zwolnieni i znudzeni. Nikt nie chce tłoczyć się z przodu, aby usłyszeć mówcę, ani krzyczeć nad głośnością, aby porozmawiać z przyjaciółmi. Miejsce o słabej akustyce nie jest warte czasu, bez względu na cenę. Niskie sufity wzmacniają dźwięk. Ogromne otwarte przestrzenie wytwarzają echa. Znajdź miejsce z dobrą równowagą. Sprawdź to, jeśli musisz.
Lokalizacja jaką ma miejsce na eventy jest kluczowa. Lokalizacja jest ważnym problemem, ponieważ może mieć wpływ na to, kto uczestniczy w wydarzeniu (uczestnicy i prelegenci). Jeśli Twoje miejsce na eventy znajduje się w niepożądanym miejscu lub zbyt daleko od systemów transportu (takich jak lotniska), ograniczysz liczbę osób, które się pojawią. Z drugiej strony miejsce w sercu Nowego Jorku jest dostępne, ale drogie. Lokalizacja Twojego miejsca eventowego powinna być łatwa do znalezienia i trudna do osiągnięcia. Powinny być łatwo dostępne informacje, które pomogą uczestnikom znaleźć miejsce. Należy również rozważyć, czy uczestnicy będą spożywać alkohol, zaleca plan planowania wydarzeń. „Nie chcesz, aby uczestnicy pili i jechali, więc po wydarzeniu są dostępne bezpłatne opcje transportu, aby mogli bezpiecznie wrócić do domu lub upewnić się, że taksówki są gotowe, gdy ludzie opuszczą miejsce”.